Z mojego do\u015bwiadczenia wynika, \u017ce je\u015bli projekt ko\u0144czy si\u0119 niepowodzeniem, to zwykle prawie zawsze oznacza to, \u017ce jeden lub kilka kluczowych element\u00f3w s\u0105 niew\u0142a\u015bciwie zarz\u0105dzane. Bardzo cz\u0119sto jest tak, \u017ce relacje pomi\u0119dzy tymi zmiennymi s\u0105 w og\u00f3le nierozpoznane lub s\u0142abo rozpoznane.<\/p>\n
Z naszego do\u015bwiadczenia wynika, \u017ce tylko 25% projekt\u00f3w ko\u0144czy si\u0119 ca\u0142kowitym powodzeniem. Kolejne 25% ko\u0144czy si\u0119 kompletnym fiaskiem. Natomiast 50% projekt\u00f3w ko\u0144czy si\u0119 kiedy\u015b, ale zwykle przekracza harmonogram lub bud\u017cet o 100%. Oczywi\u015bcie wiemy o tym, \u017ce to nie projekty zawodz\u0105, ale ludzie kt\u00f3rzy nimi zarz\u0105dzaj\u0105. Jaki jest z tego wniosek? Ludzie nie potrafi\u0105 zwykle efektywnie zarz\u0105dza\u0107 projektami.<\/p>\n
<\/p>\n
Jakie s\u0105 kluczowe zmienne projektu?<\/strong><\/p>\n Wspomnieli\u015bmy ju\u017c, \u017ce ka\u017cdy projekt informatyczny ma trzy zasadnicze zmienne. Teraz chcia\u0142bym zdefiniowa\u0107 te zmienne oraz pokaza\u0107, w jaki spos\u00f3b odnosz\u0105 si\u0119 one do siebie w r\u00f3\u017cnych fazach \u017cycia projektu.<\/p>\n Pierwszym elementem jest zakres prac. Zakres prac mo\u017ce zosta\u0107 zdefiniowany jako zadania, jakie nale\u017cy wykona\u0107 w ramach projektu, aby dostarczy\u0107 dzia\u0142aj\u0105cy produkt albo us\u0142ug\u0119. W \u015bwiecie IT produktem najcz\u0119\u015bciej jest system informatyczny. Zakres prac mo\u017cna oczywi\u015bcie okre\u015bli\u0107 na kilka mo\u017cliwych sposob\u00f3w. Zwykle jest to lista zada\u0144, kt\u00f3re okre\u015blaj\u0105 co\u015b, co nazywa si\u0119 cykl \u017cycia rozwoju oprogramowania i kt\u00f3re musz\u0105 by\u0107 koniecznie zrealizowane w danym projekcie informatycznym. Niekt\u00f3re firmy okre\u015blaj\u0105 zakres prac poprzez zestaw funkcji systemu, kt\u00f3re musz\u0105 by\u0107 koniecznie zawarte w systemie oraz zrealizowane i dostarczone do odbiorcy finalnego. Im wi\u0119cej jest funkcji i im bardziej s\u0105 one z\u0142o\u017cone, tym wi\u0119kszy jest zakres samego projektu. Zakres projektu to nie wymagania ko\u0144cowe w stosunku do produktu, ale co\u015b, co jest zwi\u0105zane bezpo\u015brednio z dostarczeniem funkcji oraz ich z\u0142o\u017cono\u015bci\u0105.<\/p>\n Kolejnym elementem, jaki jest wa\u017cny dla ka\u017cdego projektu informatycznego, jest koszt zasob\u00f3w. Zasoby s\u0105 przydzielane i konsumowane przez ka\u017cdy projekt. Zasoby zazwyczaj generuj\u0105 koszty. Kosztami w projekcie najcz\u0119\u015bciej s\u0105 pracownicy oraz rozwi\u0105zania, ale mog\u0105 nimi tak\u017ce by\u0107 surowce, zakupione oprogramowanie, narz\u0119dzia, materia\u0142y biurowe, koszty podr\u00f3\u017cy, czas sp\u0119dzony przy komputerze. Koszty zwykle oblicza si\u0119 w konkretnych pieni\u0105dzach lub roboczogodzinach.<\/p>\n Kolejnym elementem jest oczywi\u015bcie harmonogram. Harmonogram to co\u015b, co mo\u017ce by\u0107 narzucone przez klienta albo przygotowane przez nas, aby zdefiniowa\u0107 czas trwania projektu. Zwykle szacuje si\u0119 go w dniach, tygodniach, miesi\u0105cach lub latach.<\/p>\n <\/p>\n Podstawowe relacje pomi\u0119dzy zakresem prac, kosztami oraz harmonogramem<\/strong><\/p>\n W odniesieniu do mened\u017cer\u00f3w projekt\u00f3w bardzo cz\u0119sto pada kilka pyta\u0144, kt\u00f3re pozwalaj\u0105 zdefiniowa\u0107 warunki pracy, zasoby, zakres, koszty oraz harmonogram. Pomy\u015bl o swojej roli jak o tym, jakby\u015b siedzia\u0142 w du\u017cej sali i mia\u0142 do dyspozycji trzy pokr\u0119t\u0142a. Bardzo cz\u0119sto zadaj\u0119 moim mened\u017cerom kilka pyta\u0144, kt\u00f3re pozwalaj\u0105 mi okre\u015bli\u0107 b\u0142yskawicznie stan projektu.<\/p>\n Pierwszym pytaniem jest to, co mo\u017cemy zrobi\u0107 z dost\u0119pnej listy zada\u0144, wykorzystuj\u0105c jak najmniejsz\u0105 ilo\u015b\u0107 pracy i w jak najkr\u00f3tszym czasie, dysponuj\u0105c bardzo ograniczonymi \u015brodkami. Drugie pytanie zazwyczaj brzmi, co mo\u017cemy zrobi\u0107 i jak du\u017co pracy wykona\u0107, je\u015bli mamy jaki\u015b krytyczny termin oraz jakie b\u0119d\u0105 koszty wykonania krytycznych za\u0142o\u017ce\u0144. Ostatnie pytanie brzmi zwykle, czy je\u015bli mamy jaki\u015b zestaw funkcji do wdro\u017cenia, jaki jest nasz bud\u017cet i harmonogram dostaw dzia\u0142aj\u0105cego oprogramowania. Bardzo cz\u0119sto pada te\u017c pytanie, czy da si\u0119 tego wszystko stworzy\u0107 na akceptowanym poziomie ryzyka oraz akceptowalnym poziomie jako\u015bci.<\/p>\n A wi\u0119c spokojnie mo\u017cesz sobie wyobrazi\u0107, \u017ce siedzisz na takim zebraniu jak w wielkiej sali, z trzema g\u0142\u00f3wnymi pokr\u0119t\u0142ami o nazwach zakres, koszty i harmonogram oraz dw\u00f3ch mniejszych o nazwach jako\u015b\u0107 i ryzyko. Je\u015bli we\u017amiemy si\u0119 za ustawienie pokr\u0119t\u0142a reprezentuj\u0105cego zakres, powinni\u015bmy tak\u017ce wzi\u0105\u0107 si\u0119 za ustawianie pokr\u0119te\u0142 o nazwach koszty oraz harmonogram, a wtedy uzyskamy realny plan projektu i podniesiemy swoje szanse na sukces. Oczywi\u015bcie wszystkie zmienne mo\u017cemy ustawia\u0107 w okre\u015blonych granicach, kt\u00f3re tak\u017ce zostan\u0105 om\u00f3wione.<\/strong><\/p>\n Bardzo cz\u0119sto dzieje si\u0119 tak, \u017ce co najmniej jedna ze zmiennych mo\u017ce by\u0107 warto\u015bci\u0105 sta\u0142\u0105 lub trwale ograniczon\u0105, aby m\u00f3c zapewni\u0107 sobie podstawy do planowania projektu. Czasami tak\u017ce jest mo\u017cliwe ograniczenie dw\u00f3ch zmiennych, je\u015bli trzecia zmienna jest nieograniczona. Czasami jednak jest tak, \u017ce wszystkie trzy zmienne s\u0105 ograniczone i wtedy nie mo\u017cna opracowa\u0107 \u017cadnej drogi, aby osi\u0105gn\u0105\u0107 co\u015b sensownego. I w\u0142a\u015bnie wtedy zaczynaj\u0105 si\u0119 Twoje problemy. Je\u015bli mened\u017cer projektu nie mo\u017ce manipulowa\u0107 \u017cadn\u0105 zmienn\u0105, wtedy nie powinien w og\u00f3le przyjmowa\u0107 projektu lub z niego po prostu odej\u015b\u0107. Je\u015bli tego nie robi, powinien zastanowi\u0107 si\u0119, czy nie przedstawi\u0107 klientowi zerowej zasady wytwarzania oprogramowania, a wi\u0119c \u201eJe\u015bli nie musimy dostarczy\u0107 dzia\u0142aj\u0105cego systemu, to wtedy mo\u017cemy ola\u0107 wszystkie inne wymagania i ograniczenia.\u201d.<\/p>\n Idealnym podej\u015bciem jest ograniczenie jednej zmiennej, na przyk\u0142ad zakresu i pr\u00f3ba optymalizacji drug\u0105 zmienn\u0105, na przyk\u0142ad harmonogramem, aby znacz\u0105co wp\u0142yn\u0105\u0107 na trzeci\u0105, na przyk\u0142ad na koszt. Spr\u00f3bujcie odpowiedzie\u0107 sobie na nast\u0119puj\u0105ce pytanie: je\u015bli chc\u0119 opracowa\u0107 ten produkt w okre\u015blonym czasie, to to ile mo\u017ce mo\u017ce mnie kosztowa\u0107 dotrzymanie harmonogramu? Czasami istnieje te\u017c co\u015b takiego, \u017ce nale\u017cy ograniczy\u0107 wszystkie te trzy zmienne. Wtedy wystarczy zada\u0107 sobie pytanie: je\u015bli mam okre\u015blony z g\u00f3ry bud\u017cet projektu, to ile mo\u017ce potrwa\u0107 jego wykonanie?<\/p>\n W wi\u0119kszo\u015bci projekt\u00f3w jest jednak tak, \u017ce zar\u00f3wno koszt jak i czas jest ograniczony. Wtedy mo\u017cna manipulowa\u0107 zakresem projektu. Dla wi\u0119kszo\u015bci organizacji produkuj\u0105cych oprogramowanie, koszt okre\u015bla zwykle ilo\u015b\u0107 zasob\u00f3w, jakie mo\u017cna przeznaczy\u0107 na dany projekt i bud\u017cet szacuje si\u0119 zawsze po wydaniu okre\u015blonej wersji. Dlatego wtedy do negocjacji pozostaje jedna rzecz, a mianowicie zakres projektu, czyli liczba funkcji, jakie mo\u017cna dostarczy\u0107 skutecznie w danym terminie. Jedno z praw Brooksa brzmi: Im wi\u0119cej rzeczy dodamy do projektu, tym bardziej op\u00f3\u017ani si\u0119 jego wykonanie.<\/p>\n Zastan\u00f3wmy si\u0119 teraz w jaki spos\u00f3b wszystkie zmienne mog\u0105 ze sob\u0105 wsp\u00f3\u0142pracowa\u0107 od pocz\u0105tku projektu. Wspomniane powy\u017cej prawo Brooksa odnosi si\u0119 do ka\u017cdego projektu nawet przed jego fizycznym wykonaniem. Czasami jest tak, \u017ce nie mamy ograniczenia co do kwoty koszt\u00f3w, jakie mog\u0105 zosta\u0107 u\u017cyte do realizacji danego projektu i mog\u0105 by\u0107 przenoszone na dowolne dziedziny projektu w dowolnym czasie. A wi\u0119c w tym przypadku wiemy, \u017ce mo\u017cemy zmniejszy\u0107 og\u00f3lny harmonogram poprzez do\u0142o\u017cenie do projektu okre\u015blonych zasob\u00f3w. Ale tutaj pojawia si\u0119 pewna pu\u0142apka. Ka\u017cdy do\u0142o\u017cony zas\u00f3b poprawia nasz harmonogram w coraz mniejszym stopniu, mimo \u017ce nadal zmniejsza czas kalendarzowy. I tutaj znowu ma zastosowanie kolejne prawo, a mianowicie prawo pomniejszonych przychod\u00f3w, kt\u00f3re m\u00f3wi, \u017ce ka\u017cdy dodatkowy przyrost w mniejszym stopniu przyczynia si\u0119 do ca\u0142o\u015bci. Jednak w pewnym momencie dzieje si\u0119 co\u015b strasznego. A mianowicie ka\u017cdy dodatkowy zas\u00f3b lub \u015brodki nie przyczyniaj\u0105 si\u0119 do zako\u0144czenia projektu w okre\u015blonym harmonogramie. Kiedy dochodzimy do tego momentu?<\/p>\n Badania empiryczne w dziedzinie zarz\u0105dzania projektami pokaza\u0142y \u017ce optymalna ilo\u015b\u0107 zasob\u00f3w, kt\u00f3rzy mog\u0105 by\u0107 przeznaczeni do projektu, aby zmniejszy\u0107 jego czas kalendarzowy, wynosi zwykle pierwiastek kwadratowy z liczby osobo-miesi\u0119cy. Czyli je\u015bli jedna osoba b\u0119dzie realizowa\u0107 projekt przez 10 lat, czyli 120 miesi\u0119cy, to dostarczenie do projektu 11 os\u00f3b powinno go skr\u00f3ci\u0107 do 11 miesi\u0119cy. A wi\u0119c ka\u017cda wi\u0119ksza liczba zasob\u00f3w, jakie mo\u017cna przydzieli\u0107 do projektu tak naprawd\u0119 poprawi tylko atmosfer\u0119, ale nie poprawi wcale wydajno\u015bci zespo\u0142u. Poza tym czasami mo\u017ce zdarzy\u0107 si\u0119 tak, \u017ce czas kalendarzowy wykonania projektu wzro\u015bnie zamiast zmale\u0107.<\/strong><\/p>\n Zbyt wiele zasob\u00f3w mo\u017ce przed\u0142u\u017cy\u0107 projekt w niesko\u0144czono\u015b\u0107<\/strong><\/p>\n W jaki spos\u00f3b mo\u017cesz si\u0119 przekona\u0107, \u017ce jest to prawdziwe? Po pierwsze ka\u017cdy zesp\u00f3\u0142 ma zapotrzebowanie na efektown\u0105 komunikacj\u0119 wewn\u0119trzn\u0105. Z\u0142o\u017cono\u015b\u0107 tego procesu oraz samych komunikat\u00f3w mo\u017ce by\u0107 bardzo du\u017ca, je\u015bli dodamy zbyt du\u017co os\u00f3b do zespo\u0142u projektowego. Komunikacja wymaga tak\u017ce dodatkowego czasu i zasob\u00f3w. Po drugie istnieje wiele zale\u017cno\u015bci w przypadku zada\u0144, jakie zaistniej\u0105 w obr\u0119bie danego zespo\u0142u. Przewa\u017cnie jest tak, \u017ce punkty wyj\u015bciowe z jednych zada\u0144 s\u0105 punktami wej\u015bciowymi do innych zada\u0144.\u00a0 W pewnym punkcie ju\u017c nie mo\u017cna podzieli\u0107 pewnych zada\u0144 na mniejsze, aby umo\u017cliwi\u0107 prac\u0119 nad nimi dw\u00f3m osobom. A wi\u0119c czasami zdarza si\u0119 tak, \u017ce za du\u017co os\u00f3b w projekcie oznacza wi\u0119cej bezczynno\u015bci lub wi\u0119cej off-top\u00f3w w komunikacji, co mo\u017ce naprawd\u0119 rozbi\u0107 i wyd\u0142u\u017cy\u0107 ka\u017cdy projekt.<\/p>\n A wi\u0119c zbyt wiele zasob\u00f3w jest w rzeczywisto\u015bci niebezpieczne dla projektu i wyd\u0142u\u017cy czas dostarczania dzia\u0142aj\u0105cego oprogramowania. Zapami\u0119tajcie prawo malej\u0105cych przychod\u00f3w. W pewnym momencie ka\u017cdy nowy zas\u00f3b b\u0119dzie wp\u0142ywa\u0142 ujemnie na projekt.<\/p>\n <\/p>\n Czynniki wydajno\u015bci<\/strong><\/p>\n Ka\u017cdy kierownik projektu musi zwykle w procesie planowania projektu okre\u015bli\u0107 zakres prac, wymagane zasoby oraz harmonogram prac, a nast\u0119pnie wyt\u0142umaczy\u0107 wszystko kierownictwu. Du\u017co tych czynnik\u00f3w prawda? O wiele lepiej wprowadzi\u0107 dodatkowy znacznik o nazwie czynnik produktywno\u015bci lub czynnik wydajno\u015bci. Co to jest czynnik wydajno\u015bci? Za\u0142\u00f3\u017cmy, \u017ce macie do przepracowania okres 10 osobo-miesi\u0119cy, a wi\u0119c jak d\u0142ugo potrwa projekt w przeliczeniu na ka\u017cd\u0105 osob\u0119 zatrudnion\u0105 w pe\u0142nym wymiarze czasu pracy? Uwierzcie mi, \u017ce zdecydowanie d\u0142u\u017cej ni\u017c 10 miesi\u0119cy, gdy\u017c \u017caden cz\u0142owiek nie osi\u0105ga 100% produktywno\u015bci.<\/p>\n Do tego dochodzi jeszcze zesp\u00f3\u0142 kilku innych czynnik\u00f3w. Czas dziesi\u0119ciu osobo-miesi\u0119cy nie uwzgl\u0119dnia na przyk\u0142ad urlop\u00f3w, wakacji, zwolnie\u0144 lekarskich, czy spotka\u0144 pracownik\u00f3w. Istnieje tak\u017ce wiele innych czynnik\u00f3w, kt\u00f3re prowadz\u0105 do obni\u017cenia wydajno\u015bci i zwi\u0119kszenia liczby osobo-miesi\u0119cy.<\/p>\n Czynniki produktywno\u015bci b\u0119d\u0105 oczywi\u015bcie r\u00f3\u017cne w zale\u017cno\u015bci od organizacji i poszczeg\u00f3lnego pracownika. Wykonawcy i podwykonawcy s\u0105 na og\u00f3\u0142 bardziej wydajni, poniewa\u017c nie musz\u0105 si\u0119 przejmowa\u0107 funkcjami administracyjnymi, w jakich musz\u0105 uczestniczy\u0107 pracownicy. Zwykle oblicza si\u0119 wsp\u00f3\u0142czynnik produktywno\u015bci na poziomie 60%, co oznacza, \u017ce pracownik jest dost\u0119pny tylko przez trzy dni w tygodniu. Dlatego dziesi\u0119\u0107 osobni-dni mo\u017ce przerodzi\u0107 si\u0119 w siedemna\u015bcie, za\u015b dziesi\u0119\u0107 osobo-miesi\u0119cy mo\u017ce obra\u0107 kszta\u0142t 17 miesi\u0119cy kalendarzowych.<\/p>\n O wiele lepszy wsp\u00f3\u0142czynnik wydajno\u015bci osi\u0105gniemy, je\u015bli wynajmiemy wykonawc\u00f3w specjalnie do wykonania okre\u015blonych zada\u0144. W tym przypadku wsp\u00f3\u0142czynnik mo\u017ce si\u0119 klasyfikowa\u0107 na poziomie 80%, ale mo\u017cna go podkr\u0119ci\u0107 do 90%, je\u015bli da si\u0119 poszczeg\u00f3lnym osobom nadgodziny. Wi\u0119kszo\u015b\u0107 podwykonawc\u00f3w b\u0119dzie zadowolona, poniewa\u017c nie do\u015b\u0107, \u017ce wi\u0119cej zarobi, to jeszcze nie b\u0119dzie musie\u0107 pracowa\u0107 po 60-70 godzin w tygodniu poprzedzaj\u0105cym dead-line.<\/p>\n Aby to dobrze prze-konwertowa\u0107, nale\u017cy podzieli\u0107 po prostu liczb\u0119 spodziewanych osobo-jednostek przez wsp\u00f3\u0142czynnik produktywno\u015bci. Na przyk\u0142ad dla dziesi\u0119ciu osobo-miesi\u0119cy wynosi to 16,67 lub jak wolicie 17 miesi\u0119cy. Proste, prawda?<\/p>\n <\/p>\n![\"Business](\"http:\/\/businessman.today\/wp-content\/uploads\/2016\/02\/zarz%C4%85dzanie-projektami-2-520x1024.jpg\")
<\/p>\n